Учёт учеников для репетитора: база вместо заметок и тетради

Ученик ушёл — и его как будто не было

У репетитора база копится сама собой, но живёт кусками. Кто-то в контактах телефона под именем «Мама Даня матем», кто-то в переписке двухлетней давности, кто-то в тетради за прошлый год. Пока человек занимается, всё помнится наизусть. Через полгода после окончания курса не вспомнить ни фамилию, ни к какому экзамену готовились.

А это и есть самый тёплый список из всех, что у вас есть.

Где база лежит сейчас и что из неё выпадает

Что записывать по ученику

Не «всё подряд», а то, к чему вы реально вернётесь через год:

• имя ученика и отдельно — с кем вы общаетесь и кто оплачивает;
• предмет, класс или курс, программа;
• цель и срок: экзамен, поступление, четверть, олимпиада;
• где занимались: онлайн, у вас, у ученика;
• удобные окна в неделе — сильно экономит время при возврате;
• откуда пришёл: рекомендация (и от кого), объявление, чат школы;
• даты: когда начали, когда была пауза, когда закончили и почему;
• короткая заметка о старте своими словами, без ярлыков и оценок ребёнка.

В Haivis это поля сделки, которые вы настраиваете под себя, плюс переписка, которая подтягивается к той же карточке из подключённых каналов. Файлы — материалы, договор, скан — лежат рядом в файлах проекта, и искать их в загрузках мессенджера не нужно.

Откуда у репетитора берутся повторные обращения

Это ниша, где новый клиент дороже, чем возврат старого, а поводов вернуться много:

• Сентябрь. Тот, кто занимался весной и ушёл на лето, чаще всего просто не написал первым. Список «занимался, сейчас пауза» — готовый повод для августовского сообщения.
• Следующий экзамен. Девятиклассник после ОГЭ возвращается к ЕГЭ через два года. Если дата в карточке есть, вы вспомните о нём вовремя.
• Второй предмет. Родитель, довольный вашей математикой, спросит про физику — если знает, что вы её ведёте.
• Младший ребёнок. В семье почти всегда есть второй, и он подрастает.
• Рекомендации. Родители в чате класса советуют друг другу. Когда в карточке отмечено, кто кого привёл, видно, кому сказать спасибо и кто приводит людей регулярно.

Как перенести базу без выходных, потраченных на ввод

Не переносите всё сразу. Порядок, который работает:

1. Подключите каналы — новые обращения дальше попадают в CRM сами и цепляются к сделке.
2. Заведите тех, кто занимается прямо сейчас. Их обычно немного.
3. Добавьте тех, кто занимался в прошлом сезоне: имя, предмет, класс, чем закончилось. Пяти полей достаточно.
4. Дальше пополняйте по ходу — каждый новый разговор сам оседает в карточке.

Как устроены сами карточки и этапы — на странице про CRM для репетитора.

Чего эта база не заменяет

Как посчитать, сколько приносит база

Ученик занимается год, потом приходит его брат, сестра или одноклассник. Эта очередь существует только там, где контакты и история сохранены.

Поводы написать первым

Чего нельзя делать с базой

• Рассылать предложения без согласия родителей.
• Хранить данные о детях в открытом доступе.
• Собирать сведения, не нужные для занятий.

Haivis не ведёт журнал успеваемости, посещаемость и домашние задания, не считает абонементы и не строит расписание. Если у вас есть система записи или учебная платформа — оставьте её, Haivis работает рядом и отвечает на другой вопрос: с кем вы разговаривали, о чём договорились и кому пора написать. Также в нём нет бухгалтерии, кассы и массовых рассылок: сообщения родителям вы пишете лично — через подключённые мессенджеры и Авито, а первые ответы новым может брать на себя ИИ-агент.