Учёт пациентов в стоматологии: возвраты на гигиену и причины ухода
Медицинская система знает всё о лечении — и ничего о том, почему человек не пришёл. А именно там прячется выручка: пациент, который спросил цену и не записался, и пациент, который вылечил зуб и пропал на два года, — это два разных провала, и лечатся они по-разному.
Что не видит медицинская система
| Что теряется | Почему это важно |
|---|---|
| Первичное обращение без записи | Человек интересовался — значит, спрос был; куда он делся, никто не знает |
| Причина отказа | «Дорого», «неудобно», «страшно» — три разные проблемы клиники |
| Обещания из переписки | Скидка, консультация конкретного врача, звонок в понедельник |
| Дата, когда пора на гигиену | Формально есть, но никто не работает с этим списком |
Что записывать
- канал связи и удобное время;
- повод обращения и врач, к которому шёл;
- источник: реклама, рекомендация, карта, площадка;
- статус: не дошёл до записи, лечится, завершил, давно не был;
- причина отказа или неявки — ключевое поле;
- договорённости из переписки;
- дата, когда логично напомнить о профилактическом визите.
Как это превращается в записи
- Первичные без записи. Список за неделю — план работы администратора. Часть из них вернётся от одного корректного сообщения.
- Возврат на профилактику. Задача с датой на администратора вместо надежды, что человек вспомнит сам.
- Разбор причин. Три одинаковых отказа подряд — это не про пациентов, а про клинику: цену, график или разговор администратора.
- Смена сотрудника. История общения остаётся в клинике.
Про закон и такт
Напоминания о визитах и любые сообщения пациентам делайте с их согласия и без медицинских подробностей в тексте. Медицинскую информацию храните в медицинской системе; в CRM держите организационную часть. Оператором персональных данных остаётся клиника.
Первые 14 дней бесплатно: подключите свои каналы и посмотрите на живой переписке.
Как посчитать, сколько пациентов потеряно
В стоматологии пациент возвращается на осмотр раз в полгода-год. Если никто не напоминает, он просто перестаёт приходить — и это видно только в базе.
- Выпишите пациентов, которые были год назад.
- Отметьте, кто приходил за последние шесть месяцев.
- Разница — те, кто не вернулся.
- Умножьте на средний чек профилактического приёма: это выручка, которую не нужно покупать рекламой.
| Шаг расчёта | Условное число |
|---|---|
| Пациентов было за год | 500 |
| Пришли за полгода | 280 |
| Не вернулись | 220 |
| Если вернуть каждого десятого | 22 приёма |
Поводы написать первым
| Повод | Когда | Что сказать |
|---|---|---|
| Профилактический осмотр | Через 6 месяцев | Напомнить о сроке без диагнозов и обещаний |
| Незавершённое лечение | Через 2–4 недели | Спросить, когда удобно продолжить |
| Гигиена | Раз в полгода | Напомнить о чистке |
| После сложного лечения | Через неделю | Спросить о самочувствии — это и забота, и репутация |
Чего нельзя делать с базой
- Писать в переписке диагнозы и назначения: это медицинские данные с особым режимом.
- Рассылать рекламные акции по базе пациентов без согласия.
- Открывать переписку всем сотрудникам — доступ только администраторам и врачам.
1 490 ₽ в месяц с первым пользователем, 390 ₽ за каждого следующего, 14 дней бесплатно. Что при этом остаётся в медицинской системе — в CRM для стоматологии.
Частые вопросы
Да, если есть согласие и в тексте нет медицинских подробностей.
В медицинской системе. CRM хранит общение и договорённости.
По статусу сделки: обратился — не записался. Это и есть рабочий список.
Запись удаляется; порядок обработки определяет клиника как оператор.