Учёт клиентов строительной компании: база заказчиков дома

В загородном строительстве почти нет клиентов, которые решают за неделю. Человек год читает форумы, обходит десяток бригад, ждёт продажи квартиры или одобрения ипотеки. Тот, кто через восемь месяцев напишет «мы созревали, помните нас?», уйдёт к тому, кто действительно помнит.

Где база лежит сейчас и что из неё вытекает

Что записывать про заказчика

Контакт и телефон — это ещё не база. Полезно то, что поможет вернуться к разговору через полгода:

• участок: посёлок, адрес, площадь, что уже сделано на нём;
• что человек хочет: технология, метраж, этажность, обязательные хотелки вроде гаража или котельной;
• на каком он этапе решения: только смотрит, копит, оформляет ипотеку, готов подписывать;
• что ему уже отправили: расчёт, планировки, фото похожих объектов;
• почему не сложилось сейчас — не «отказ», а причина: дорого, перенёс на весну, выбрал другую технологию, не продана квартира;
• дата, когда напомнить о себе, и кто это делает.

Всё это заводится настраиваемыми полями сделки, а к карточке крепятся файлы: планировка, фото участка, подписанные документы. Как устроены этапы и поля — на странице про CRM для строительной компании.

Откуда в стройке берутся повторные заказы

Дом не покупают дважды, но повторная работа в нише есть — и её обычно теряют:

• Отложенные. Заказчик, ушедший «на следующий сезон», через год реально начинает стройку. Если ему написали вовремя, он ваш.
• Вторая очередь. После дома идут баня, гараж, забор, терраса, септик, благоустройство, отделка. Это отдельные сделки с тем же человеком.
• Соседи по посёлку. Когда на участке стоит ваш дом, соседи спрашивают контакты. Поле «посёлок» превращает один объект в источник обращений с той же улицы.
• Рекомендации родственникам. Сарафан работает, если сданный заказчик остался в базе и с ним хоть иногда разговаривают.
• Гарантийные обращения. Спокойно закрытая мелочь по гарантии — это отзыв и рекомендация, а не потеря.

Как перенести то, что уже накопилось

Начните с того, что заведёте сделки по живым обращениям за последние месяцы: карточка, поля по объекту, ответственный. Тетради и таблицы переносите не целиком, а по критерию «есть шанс вернуться». Переписку из подключённых каналов привязывайте к сделкам — история разговора собирается в одном месте. Типовые ответы, состав работ и порядок выезда сложите в базу знаний, чтобы новый менеджер не выдумывал формулировки. Кто что менял, видно в журнале действий.

Чего это не заменит

Haivis — не учётная система стройки. В нём нет складского учёта материалов, кассы, бухгалтерии и обмена с 1С; сметные расчёты остаются в вашей сметной программе. Массовых рассылок тоже нет — «нажать кнопку и написать всей базе» не получится, возврат отложенных заказчиков делается адресно, задачами на конкретных людей. Зато не нужно платить за расширенный тариф: разделения функций по тарифам нет, всё доступно сразу за 1 490 ₽ в месяц с первым пользователем и 390 ₽ за каждого следующего, первые 14 дней бесплатно.

Как посчитать, сколько приносит база

Дом строят один раз, но клиент потом заказывает баню, забор, благоустройство и приводит знакомых. Эта выручка не видна в рекламе — только в истории обращений.

1. Выпишите клиентов за три года.
2. Отметьте тех, кто заказал что-то ещё или привёл знакомых.
3. Доля = такие клиенты ÷ все.
4. Умножьте долю на средний чек дополнительных работ — это и есть цена памяти о клиенте.

Поводы написать первым

Чего нельзя делать с базой

• Рассылать предложения без согласия человека.
• Хранить планировки и контакты в личных папках менеджеров.
• Собирать данные о доходах и имуществе, если они не нужны для работы.

Разбирать первые сообщения от новых обращений может ИИ-агент, а какие каналы вообще стоит подключать в стройке — разобрано в обзоре каналов.