Учёт клиентов тату-салона: база, коррекции и повторные визиты

У тату-студии база растёт незаметно. Каждый месяц кто-то делает первую работу, кто-то доводит рукав, кто-то присылает фото зажившей татуировки. Через пару лет это сотни людей, которые вас уже знают, доверяют мастеру и однажды захотят ещё. Проблема в том, что их данные размазаны по личным перепискам мастеров, тетради на ресепшене и заметкам в телефоне.

Где ведут сейчас и что при этом теряется

Последняя строка — самая дорогая. Люди, которые спросили цену и не записались, в записи вообще не появляются, хотя их обычно больше, чем пришедших.

Что имеет смысл записывать о клиенте

• имя и как к нему обращаться, канал и ник — телефон в тату спрашивают не всегда;
• мастер, у которого делал, и стиль работы;
• зона, размер, цвет; чёрно-серая или в цвете;
• проект целиком: сколько сеансов сделано, что осталось дорисовать;
• дата последнего сеанса и была ли коррекция;
• эскизы, референсы и фото готовой работы в файлах проекта;
• откуда пришёл — рекомендация конкретного человека, соцсети, карты, поиск;
• о чём договорились и почему отложил: «после отпуска», «копит», «ждёт заживления».

Здоровье в базу не выносим. Всё, что касается кожи, реакций и противопоказаний, обсуждается с мастером вживую — карточка клиента для этого не предназначена.

Откуда в тату берутся повторные визиты

Ниша устроена так, что первая работа почти никогда не бывает единственной:

1. Коррекция. После заживления мастер зовёт посмотреть работу — это законный повод написать, и он есть у каждого клиента.
2. Продолжение проекта. Рукав, спина, бедро делаются частями, иногда с перерывом в полгода.
3. Вторая татуировка. Человек возвращается за новой идеей — чаще к тому же мастеру, если помнит его по имени.
4. Перекрытие старого. Приходят и со своими ранними работами, и с чужими.
5. Рекомендации. Друзья и родственники — самый плотный источник в нише. Если в карточке записано, кто кого привёл, вы видите, кого стоит благодарить.

Всё это отрабатывается задачами с исполнителем и дедлайном: «через месяц после сеанса — написать про коррекцию», «через полгода — спросить, продолжаем ли рукав». Не рассылка, а адресный разговор от администратора.

Как перенести базу без месяца работы

Не пытайтесь загрузить в систему всех сразу. Начните с тех, у кого есть незакрытый хвост: не сделана коррекция, не дорисован проект, обсуждали и не договорили. Заведите нужные поля в сделке, соберите этих людей из тетради и переписок и добавьте — обычно это работа на несколько вечеров. Остальных вносите по мере обращений: человек написал, диалог автоматически привязался к сделке, карточка заполнилась в процессе. Если студий несколько, мультикомпанийность держит базы изолированными, а журнал действий показывает, кто и что менял.

Как посчитать, сколько приносит база

Татуировку редко делают один раз: клиент возвращается за продолжением, перекрытием или другой работой — и приводит знакомых.

Поводы написать первым

Чего нельзя делать с базой

• Публиковать работы без разрешения клиента.
• Рассылать предложения без согласия.
• Хранить лишние персональные данные.

Чего это не заменяет

Учёт клиентов в Haivis — не система записи: расписания и слотов здесь нет. Не рассылочный сервис: разослать акцию на всю базу нельзя. Не касса и не бухгалтерия: расходники, смены и деньги считают в другом месте. И не хранилище медицинских сведений о клиенте.

Дальше: как устроены этапы работы со сделкой, что ИИ-агент может спросить у нового клиента и через какие каналы приходят обращения.