База заказчиков кадрового агентства: учёт клиентов и повторные заявки

Заказчик, для которого вы однажды закрыли позицию, — самый дешёвый источник следующей вакансии. Но только если через полгода вы помните, кому звонить, на каких условиях работали и почему предыдущего кандидата завернули. Обычно не помнит никто.

Где база лежит сейчас и что из неё вымывается

Что записывать по заказчику

Карточка клиента в Haivis настраивается полями, и в подборе полезно держать в ней не только реквизиты:

• юрлицо, реквизиты для счёта и отдельно — кто подписывает договор;
• контактное лицо и его должность: HR-менеджер, руководитель отдела, собственник;
• согласованные условия: процент или фикс, предоплата, гарантийный срок;
• какие позиции закрывали и чем закончилось — вышел, не вышел, замена;
• кто из кандидатов не подошёл и по какой причине: это лучший бриф на будущее;
• как принимают решение — сколько этапов собеседований, кто финальный;
• стоп-темы и болезненные места, вплоть до «не пишите в выходные».

Файлы по клиенту — договор, бриф, шаблон оффера — лежат в файлах проекта, а не в чужой папке на диске рекрутера. Счёт по сделке выставляется из карточки, документ можно заполнить по шаблону.

Откуда в подборе берутся повторные обращения

Не из рассылок — их в Haivis и нет. Источники другие и вполне предсказуемые:

• Текучка на той же позиции. Розница, продажи, склад, колл-центр: если вы закрыли позицию, через несколько месяцев она с высокой вероятностью откроется снова.
• Гарантийная замена, которая переросла в новую заявку. Заказчик убедился, что вы не исчезаете после оплаты.
• Рост отдела. Взяли одного менеджера — весной понадобится ещё трое.
• Сезон. Многие компании набирают в одни и те же месяцы. Задача с датой на следующий сезон стоит дороже любой рекламы.
• Контакт сменил работу. HR перешёл в другую компанию и приводит вас туда. Поэтому в карточке важен человек, а не только юрлицо.

Практический приём: когда сделка уходит в «оплачено», сразу ставится задача с дедлайном — связаться с заказчиком через оговорённый срок. Так база работает сама, без напоминалок в телефоне. Как устроены этапы, описано на странице про воронку подбора.

Как перенести то, что уже есть

Перенос — ручная работа, и её лучше делать порциями. Сначала заводят активных заказчиков и вакансии в работе: без них система бесполезна. Потом — тех, с кем работали в прошлом году, хотя бы контактом, условиями и списком закрытых позиций. Архив старше этого можно не трогать вовсе.

Дальше подключаются каналы: новая переписка из Telegram, MAX, WhatsApp и Авито приходит в одно окно и привязывается к нужной сделке, так что база с этого момента пополняется сама. Всё, что кто-то менял в карточках, видно в журнале действий. Если агентство ведёт несколько направлений или юрлиц, они разводятся по компаниям с изоляцией данных — рекрутер видит только своё.

Как посчитать, сколько стоит база кандидатов

Главный актив рекрутера — не заказчики, а кандидаты, с которыми уже общались. Следующая похожая вакансия закрывается из этой базы за дни, а не за месяц.

Поводы написать первым

Чего нельзя делать с базой

• Передавать резюме и контакты кандидатов без их согласия.
• Хранить данные кандидатов бессрочно: нужно согласие и срок.
• Открывать базу кандидатов всей команде.

Чего это не заменяет

Базу резюме и ATS. Здесь копится история заказчиков, а не кандидатов: поиска по навыкам, парсинга резюме и связки с job-бордами нет. Не заменяет и кадровый учёт с бухгалтерией — обмена с 1С в Haivis нет. И ещё: персональные данные кандидатов — отдельная ответственность, складывать их в карточку клиента «на всякий случай» не нужно.

Дальше стоит посмотреть, как собрать первичный опрос заказчика на ИИ-агента и через какие каналы это приходит.