CRM для кондитера: торты на заказ, сроки и воронка заявок

Заказ на торт — это дата, которую нельзя сдвинуть

Кондитеру редко пишут «расскажите про ассортимент». Пишут: «нужен торт на субботу, детский, около трёх килограммов, с машинками». Дальше идёт длинный хвост уточнений — начинка, надпись, ярусы, доставка, — и всё это остаётся в переписке. Пока заказов немного, память справляется. Когда на одни выходные приходится четыре выдачи, всплывают вопросы: от кого пришла предоплата, кому обещали корж без глютена, во сколько везти на Ленинскую.

Haivis сводит переписку из WhatsApp, Telegram, MAX и Авито в одно окно и привязывает каждое входящее сообщение к сделке. Заказ перестаёт быть чатом и становится карточкой с датой, суммой и списком того, что ещё не согласовано.

Этапы, по которым идёт заказ

Названия этапов меняются под себя: у кого-то отдельно живут «эскиз» и «согласование топпера», кто-то объединяет производство и выдачу в одну колонку.

Какие поля заводят именно здесь

Поля сделки настраиваемые, и у кондитера набор получается очень характерный:

• дата и время выдачи — главное поле, по нему строится вся неделя;
• вес или количество порций;
• корж, крем, начинка, покрытие;
• ограничения: без орехов, без глютена, без красителей;
• надпись на торте и текст на топпере;
• ссылка на референс — и пометка, что из него повторяем, а что нет;
• повод: детский, свадьба, корпоратив, годовщина;
• получение: самовывоз или доставка с адресом и интервалом;
• предоплата — сумма и дата;
• подставка и упаковка, нужно ли возвращать подставку.

Каждое поле — это вопрос, который иначе задают повторно и не вовремя.

Задачи привязаны к дате выдачи

По заказу ставятся задачи с исполнителем и дедлайном: закупить ягоду, испечь коржи, собрать, отвезти. Если печёте не в одиночку, видно, кто за что отвечает. Журнал действий показывает, кто и когда менял дату выдачи, — это спасает в разговоре «мы же договаривались на два часа». Счёт по сделке и заполнение документа по шаблону закрывают случаи, когда заказчик — офис и ему нужны бумаги.

Считаем окупаемость в заказах

Один торт среднего размера закрывает подписку на месяц. Главный дефицит здесь — не клиенты, а свободные даты.

Что станет видно через месяц

Три ошибки внедрения

• Держать заказы в переписке: двойная запись на одну дату — провал.
• Работать без предоплаты по сложному декору.
• Не хранить референсы и состав прошлых заказов.

Кому Haivis не подойдёт

Честно, чтобы вы не потратили две бесплатные недели впустую:

• Нужен учёт сырья и себестоимость. Списаний муки, остатков ягоды, калькуляции здесь нет — это не складская система.
• Нужны касса, чеки, маркировка, бухгалтерия. Ничего из этого Haivis не делает и с 1С не обменивается.
• Нужны массовые рассылки. Разослать всей базе «принимаем заказы на 8 марта» отсюда нельзя.
• Поток идёт только из соцсетей, которых нет в списке каналов. Подключаются Telegram, MAX, WhatsApp и Авито; если заказы приходят исключительно из комментариев под постами, окно будет полупустым.
• У вас витрина, а не заказы. Когда торты продаются готовыми с прилавка и переписки почти нет, воронку нечем наполнять.

Стоимость

1 490 ₽ в месяц за подписку с первым пользователем и 390 ₽ за каждого следующего — помощника, курьера, администратора. Первые 14 дней бесплатно. Каналы подключаются на этапе запуска без доплаты. Разделения функций по тарифам нет: ИИ-агент, база знаний, файлы проекта и документы доступны сразу.

Дальше по теме: как хранить базу заказчиков и возвращать их к следующему празднику, что может брать на себя ИИ-агент в первых сообщениях и как выглядит сбор мессенджеров в одном окне.