Учёт клиентов для монтажа отопления и сервиса котлов

Клиент в отоплении не заканчивается монтажом

Дом, в который вы поставили котёл, остаётся вашим на годы: обслуживание перед сезоном, замена расходников, авария в мороз, второй этаж под тёплый пол. Но всё это случается тогда, когда о вас вспомнят — а вспоминают того, кто напомнил о себе сам. Проблема почти всегда одна: сведения о старых объектах разбросаны, и найти, какой котёл стоит у Петрова на Садовой, за минуту невозможно.

Где ведут сейчас и что при этом теряется

В Haivis это одна карточка: клиент, объект, переписка из всех каналов, файлы и задачи в одном месте.

Что записывать по объекту

• адрес и тип дома, как проехать, есть ли собака и кому звонить у ворот;
• котёл: марка, модель, серийный номер, дата пуска;
• сопутствующее: бойлер, насосы, автоматика, стабилизатор, дымоход;
• теплоноситель — вода или антифриз: марка и когда заливали;
• дата последнего обслуживания и до какого числа действует гарантия;
• кто монтировал — чтобы на выезд поехал тот, кто помнит объект;
• особенности: старые радиаторы, слабое давление, доступ в котельную только через хозяина;
• кто принимает решение в семье и как с ним удобнее связываться.

Скан паспорта оборудования и фото схемы обвязки кладут в файлы проекта — на выезде это экономит полчаса разговоров.

Откуда в отоплении берутся повторные обращения

• Сезонное обслуживание. Раз в год перед холодами: проверка, чистка, настройка.
• Износ и расходники. Анод, мембрана расширительного бака, чистка теплообменника, замена теплоносителя.
• Авария. Зимой звонят тому, чей номер находится быстрее всех, — и обычно это тот, кто уже был на объекте.
• Дооснащение. Бойлер большего объёма, тёплый пол на мансарде, погодозависимая автоматика, удалённый контроль котла.
• Вторая очередь. Гараж, баня, теплица, пристройка — тот же хозяин, новая задача.
• Соседи. Рекомендация приходит с фразой «вы делали дом на соседней улице»; если вы помните тот дом, разговор начинается с доверия.

Как перенести старую базу

1. Соберите источники: таблицы, блокноты, контакты в телефонах мастеров, переписку по объектам.
2. Сведите дубли по номеру телефона — один хозяин часто писал с двух номеров и из двух мессенджеров.
3. Заполните минимум: телефон, адрес, модель котла, дата пуска. Остальное дописывается по ходу.
4. Подключите каналы, чтобы новая переписка сразу ложилась к сделке — как это устроено.
5. На каждый объект поставьте задачу с датой следующего обслуживания и ответственным.

Как посчитать, сколько приносит база

В отоплении база — это объекты с установленным оборудованием. Каждый из них нуждается в обслуживании каждый сезон, и это предсказуемая выручка.

1. Выпишите объекты, где вы ставили систему.
2. Отметьте, сколько из них обслуживались в прошлом сезоне.
3. Разница — потерянные объекты.
4. Умножьте на стоимость обслуживания: это деньги, которые уходят к другим сервисникам.

Поводы написать первым

Чего нельзя делать с базой

• Рассылать предложения без согласия.
• Терять данные об оборудовании объекта: без них обслуживание продать невозможно.
• Хранить контакты в личных телефонах монтажников.

Чего это не заменяет

Массовых рассылок в Haivis нет: разослать «пора на ТО» по всей базе одной кнопкой не получится, напоминания живут в задачах, и списывается с них человек. Складского учёта и обмена с 1С тоже нет. Систем онлайн-записи и расписания нет — график выездов ведут задачами с исполнителем и дедлайном. И карточка объекта не отменяет паспорт оборудования и гарантийные документы производителя, она только держит их сканы под рукой.

Рядом: как выглядит воронка по объекту и что ИИ-агент может спросить у клиента до вашего ответа.