CRM для частного детского сада: заявки родителей в одном окне

Путь родителя от первого вопроса до договора

Сад выбирают долго. Родитель пишет в три-четыре места сразу, сравнивает, приходит посмотреть группу, потом думает ещё пару недель и возвращается к разговору, который начался месяц назад. За это время администратор успевает забыть, кому обещал перезвонить в понедельник, а переписка тонет в телефоне.

Haivis собирает каждое обращение в сделку с ответственным и сроком, а сообщения из мессенджеров и Авито складываются в ту же карточку — видно всю историю разговора, а не последние два сообщения.

Этапы воронки

Лист ожидания — не запасной этап, а рабочий. Мест в младшей группе может не быть до сентября, и половина будущих клиентов сидит именно здесь. Если такие обращения нигде не лежат, то в момент, когда место освободилось, звонить некому.

Что заводят в карточке именно в детском саду

• имя ребёнка и дата рождения — от неё зависит группа и месяц, с которого он подходит;
• желаемая дата выхода;
• режим: полный день, до обеда, несколько дней в неделю;
• район и то, как семья добирается;
• кто ведёт переписку — мама, папа, бабушка — и второй контакт на случай, если первый недоступен;
• откуда узнали: рекомендация, карты, вывеска, объявление;
• есть ли младшие или старшие дети;
• дата просмотра и дата пробного дня;
• причина, по которой не сложилось;
• месяц, с которого родитель готов ждать место.

Поля настраиваются под сад, лишние можно убрать. Вопросы здоровья, питания и особенностей адаптации в карточке помечают как «обсудить на встрече» — их не выясняют перепиской и тем более не поручают роботу; про это подробно на странице ИИ-агента.

Кому Haivis не подойдёт

• Нужен табель посещаемости и пересчёт оплаты за фактические дни. Этого в Haivis нет и не планируется как отдельный модуль.
• Нужно расписание занятий, нагрузка педагогов, учёт групп по дням. Тоже мимо.
• Ждёте бухгалтерию, кассу и обмен с 1С. Их нет. Счёт по сделке выставить можно, документ по шаблону заполнить можно — но это не замена учётной системе.
• Нужна форма онлайн-записи с календарём свободных слотов. Такого механизма в Haivis нет.
• Уже стоит отраслевая программа дошкольного учреждения. Haivis её не заменяет. Он закрывает то, до чего такие программы обычно не доходят: разговор с родителем, который ещё не стал клиентом, и семью, которая ушла и может вернуться.

Сколько стоит

Подписка — 1 490 ₽ в месяц, первый пользователь включён. Каждый следующий сотрудник — 390 ₽. Для сада на заведующую и двух администраторов это 2 270 ₽ в месяц. Первые 14 дней бесплатно. Каналы подключаются на этапе запуска без доплаты. Разделения функций по тарифам нет: доска ИИ-агента, база знаний, задачи, журнал действий и мультикомпанийность доступны сразу — если садов два, данные каждого изолированы.

Когда подписка окупается

Одна семья платит ежемесячно весь учебный год, поэтому подписка окупается первым же зачисленным ребёнком.

Что станет видно через месяц

Три ошибки внедрения

• Открывать переписку всей команде: это данные о детях и семьях.
• Собирать в переписке медицинские сведения — для них есть справки.
• Не вести отложенные обращения: решение о саде принимают месяцами.

Что делать с базой семей дальше и откуда в саду берутся повторные обращения — в разделе учёта клиентов.