Учёт клиентов частного детского сада: база семей и возвраты

В саду клиент — не ребёнок, а семья

Ребёнок выпустится в школу через три-четыре года. Семья останется: младший брат, знакомые с площадки, летняя занятость, возвращение после переезда. Поэтому база в саду строится вокруг семьи, а не вокруг одной записи в группу.

Где это лежит сейчас и что при этом пропадает

Дырка везде одна: обращение обрабатывается, но не сохраняется. Через полгода никто не скажет, почему семья не пришла и стоит ли писать ей снова.

Что держать по каждой семье

• ребёнок: имя, дата рождения, группа по возрасту;
• братья и сёстры с их возрастом — это ваш список будущих обращений;
• контакты обоих родителей, кто из них решает;
• как пришли: рекомендация, карты, объявление, мимо проходили; если по рекомендации — от кого;
• что просили: режим, дни, время;
• чем закончилось: вышли, ушли, ждут места, выбрали другой сад;
• причина ухода или отказа своими словами родителя, а не «дорого»;
• договорённости: когда перезвонить и о чём.

Медицинские сведения, особенности питания и заключения специалистов в CRM не хранят как рабочее поле — это разговор на встрече и бумаги в саду.

Откуда в саду берутся повторные обращения

Первое — младшие дети. Семья, которая довела старшего до школы, через два-три года ведёт следующего, и её надо просто вовремя вспомнить.

Второе — лист ожидания. В саду место освобождается внезапно: переезд, школа, смена режима. Позвонить в этот же день можно только тому, кто записан.

Третье — возвраты. Семьи уходят из-за переезда, работы родителей, попадания в муниципальный сад — и часть возвращается. Если причина ухода записана, разговор начинается не с нуля.

Четвёртое — переход внутри сада: с половины дня на полный, из младшей группы в подготовительную, летняя занятость для тех, кто ходит не круглый год.

Пятое — те, кто дошёл до просмотра и не оформился. У них уже есть впечатление о саде, им проще написать снова, чем новому человеку с карт.

Как перенести базу

Импорта готовых таблиц в Haivis нет, поэтому переносят руками и по частям. Разумный порядок: сначала активные семьи и лист ожидания, потом те, кто ушёл за последний год, потом архив, если он вообще нужен. Старые тетради и файлы можно сложить в файлы проекта, чтобы они лежали не у одного человека в столе.

Переписка начинает собираться с момента подключения канала — то, что было в личном телефоне администратора до этого, автоматически не появится. Зато дальше каждое входящее привязывается к сделке, а журнал действий показывает, кто и когда что менял.

Чего это не заменяет

Ни табеля посещаемости, ни начислений за дни, ни договоров как учётного объекта, ни медицинских журналов и документов по СанПиН. Массовых рассылок родителям в Haivis тоже нет. Он отвечает за другое: за то, чтобы обращения и история семей не жили в чужом телефоне.

Как посчитать, сколько стоит потерянная семья

Семья платит ежемесячно весь учебный год, поэтому один ушедший ребёнок — это крупная сумма. И почти всегда уход начинается с невысказанного недовольства.

Поводы написать первым

Чего нельзя делать с базой

• Хранить медицинские сведения о детях в переписке — для них есть справки.
• Рассылать сообщения без согласия родителей.
• Открывать доступ к данным всем сотрудникам.

Как заявки проходят по этапам — на странице CRM для сада. Кто отвечает на первые вопросы ночью — в разделе ИИ-агента.