CRM для детского центра: заявки, пробные занятия и записи
Путь родителя длиннее одного сообщения
Родитель почти никогда не записывается с первого захода. Сначала прилетает «здравствуйте, а с какого возраста подготовка к школе?», потом человек пропадает на неделю, потом возвращается уточнить про пробное и удобное время. За эту неделю администратор принимает ещё десяток обращений, и часть разговоров просто обрывается на середине.
Haivis собирает переписку из WhatsApp, Telegram, MAX и Авито в одном окне, а каждое входящее сообщение привязывает к сделке. Сделка здесь — не «продажа», а одна семья со своим вопросом: кто написал, про какое направление спрашивал, на каком шаге разговор остановился и кто из администраторов за него отвечает.
Этапы, по которым удобно двигать обращение
| Этап | Что он означает | Что делает администратор |
|---|---|---|
| Новое обращение | Пришло сообщение, никто ещё не ответил | Ответить, привязать диалог к сделке |
| Уточняем запрос | Известен возраст ребёнка и направление | Записать возраст, направление, филиал |
| Записаны на пробное | Дата и время согласованы | Поставить задачу с дедлайном — напомнить накануне |
| Пробное состоялось | Ребёнок пришёл, занятие прошло | Отметить факт, задача — связаться с родителем |
| Родитель думает | Ответа пока нет | Задача на возврат к разговору в понятный срок |
| Ходит на занятия | Семья оформлена и посещает | Закрыть сделку как результативную |
| Не сложилось | Отказ или молчание | Записать причину словами родителя |
Этапы стоит подписать так, как их называют на ресепшене. «Пробное» понятнее, чем «квалификация», и администратор не будет каждый раз вспоминать, что имелось в виду.
Какие поля заводят у сделки именно в детском центре
- имя родителя и как к нему обращаться; отдельно — имя ребёнка;
- возраст ребёнка (полными годами или датой рождения — от этого зависит, какая группа вообще подходит);
- направление: подготовка к школе, английский, творчество, спорт, логопед, раннее развитие;
- филиал, если центров несколько;
- удобные дни и время — почти всегда именно это решает, придёт семья или нет;
- откуда узнали: рекомендация, вывеска, соседний двор, реклама;
- есть ли второй ребёнок и его возраст;
- статус: пробное, действующий, пауза, ушли.
Поля в Haivis настраиваются, поэтому список можно собрать под свои направления. Данные ребёнка собирайте по согласию родителя и не складывайте в карточку то, что не нужно для записи, — сведения о здоровье и особенностях развития в CRM не место.
Задачи, чтобы разговор не обрывался
Каждый второй потерянный клиент теряется не на возражении, а на молчании. В Haivis есть задачи с исполнителем и дедлайном: «позвонить после пробного», «вернуться к разговору в понедельник», «спросить, идут ли в сентябре». Задача висит на конкретном администраторе, а не в общей памяти смены.
Первые 14 дней бесплатно: подключите свои каналы и посмотрите на живой переписке.
Считаем окупаемость в абонементах
Один абонемент закрывает подписку на месяц, поэтому расчёт короткий: системе достаточно привести одну семью.
| Пользователей | Плата в месяц |
|---|---|
| 3 | 2 270 ₽ |
| 5 | 3 050 ₽ |
| 10 | 5 000 ₽ |
Что станет видно через месяц
| Что видно | Какое решение по этому принимают |
|---|---|
| Обращений → пробных → абонементов | Где теряется набор |
| Сколько детей не пришли после пробного | Короткое сообщение возвращает часть семей |
| Какие направления и возрасты спрашивают чаще | Что открывать в расписании |
| Сколько сообщений приходит вечером | Основание включить агента |
Три ошибки внедрения
- Не вести карточку ребёнка с возрастом и направлением.
- Не возвращаться к тем, кто был на пробном и пропал.
- Пытаться заменить систему учёта посещений.
Кому Haivis не подойдёт
Скажем прямо, чтобы вы не тратили две недели впустую.
- Нужны расписание, группы и абонементы. Их в Haivis нет. Если у вас уже работает отраслевая система с журналом посещений, сетками групп и списанием занятий с абонемента — Haivis её не заменяет. Он закрывает другое: переписку до записи и возвраты семей, которые в журнале посещений вообще не отражаются.
- Нужна онлайн-запись на сайте. Виджета с выбором свободного слота здесь нет.
- Нужна касса, бухгалтерия или обмен с 1С. Ничего этого нет — оплата абонементов ведётся там же, где велась.
- Нужны массовые рассылки родителям. Их тоже нет: Haivis про диалоги, а не про веерные сообщения.
- Весь поток идёт звонками, переписки почти нет. Тогда пользы будет меньше — система живёт на сообщениях.
Сколько это стоит
Подписка — 1 490 ₽ в месяц, первый пользователь уже включён. Каждый следующий сотрудник — 390 ₽. Первые 14 дней бесплатно. Каналы связи подключают на этапе запуска без доплаты. Разделения функций по тарифам нет: ИИ-агент, база знаний, документы и журнал действий доступны на любом количестве пользователей.
Дальше по теме: как собрать базу семей и вернуть тех, кто уже уходил, что может отвечать ИИ-агент родителям и какие каналы связи подключить.
Частые вопросы
Нет. Расписания групп, журнала посещений и абонементов в Haivis нет. Он берёт на себя переписку с родителями, ведение обращений до записи и возвраты семей — отраслевая система остаётся на своём месте.
1 490 ₽ в месяц за подписку с первым пользователем плюс 390 ₽ за каждого следующего. Для троих это 1 490 + 390 × 2. Первые 14 дней бесплатно.
Да. Филиал заводится полем сделки, а если это разные юрлица и данные нужно разделить — в Haivis есть мультикомпанийность с изоляцией данных.
Оставить их на этапе «Родитель думает» и поставить задачу с дедлайном на возврат к разговору. Причину отказа записывайте словами родителя — по ней потом видно, что чинить.