Учёт клиентов в оконной компании: история объекта вместо памяти мастера
Оконный бизнес живёт дольше одной сделки: гарантия идёт годами, створки регулируют, фурнитуру меняют, а через пять лет тот же клиент остекляет дачу. Всё это работает, только если сохранилась история объекта — что именно и когда поставили. Иначе на сервисное обращение мастер выезжает вслепую.
Чем плох привычный учёт
| Где ведут | Что теряется |
|---|---|
| Договоры в папке | Найти нужный по адресу через три года — отдельная работа |
| Таблица менеджера | Не видна мастеру, версии расходятся, файл живёт у одного человека |
| Переписка в телефоне | При увольнении база уходит вместе с сотрудником |
| Память замерщика | Работает, пока замерщик тот же |
Что записывать по объекту
- адрес, этаж, тип дома и особенности доступа;
- количество и размеры проёмов;
- профиль, число камер, стеклопакет, фурнитура — это первое, что спросит сервисный мастер;
- дополнения: откосы, подоконники, отливы, москитные сетки;
- дата монтажа, бригада, срок гарантии;
- отложенное: «на следующий год балкон», «дача весной» — источник заказов без затрат на рекламу.
Что это даёт в деньгах
- Сервис перестаёт быть убыточным. Мастер знает конструкцию до выезда и берёт нужную фурнитуру с собой.
- Гарантийные споры решаются фактами: видно, что ставили, когда и кто.
- Отложенные заказы возвращаются: задача с датой напомнит написать тому, кто планировал балкон весной.
- Рекомендации не теряются: клиент пишет «посчитайте соседке» — история под рукой.
Как перенести базу
- Заведите поля и подключите каналы: новые обращения идут в систему сразу.
- Старые объекты вносите в момент первого сервисного обращения — так база наполняется теми, кто реально возвращается.
- Есть таблица с контактами — загрузите её, параметры конструкций дописывайте по факту выездов.
- Введите правило: договорённость по срокам и деньгам фиксируется в карточке, а не в устном разговоре.
Первые 14 дней бесплатно: подключите свои каналы и посмотрите на живой переписке.
Как посчитать свою долю повторных
Разговор про базу клиентов становится предметным, когда появляются две цифры. Посчитать их можно по счетам и переписке за прошлый год.
- Выпишите всех клиентов за прошлый год.
- Отметьте тех, кто обращался больше одного раза: второе окно, сервис, балкон, дача.
- Доля повторных = повторные ÷ все клиенты.
- Умножьте число клиентов на долю повторных и на средний чек — получите выручку, которая зависит только от того, помните ли вы о людях.
| Шаг расчёта | Условное число |
|---|---|
| Клиентов за год | 200 |
| Из них обращались повторно | 30 |
| Доля повторных | 15 % |
| Если поднять её до 25 % | +20 клиентов в год |
Поводы написать первым
| Повод | Когда | Что сказать |
|---|---|---|
| Сезонное обслуживание | Через год после монтажа | Напомнить про регулировку и смазку фурнитуры перед холодами |
| Второй объект | Через 2–3 месяца | Спросить, нужны ли окна на дачу или балкон |
| Истекает гарантия | За месяц до окончания | Предложить проверить створки, пока бесплатно |
| Отложенная заявка | В начале сезона | Вернуться к тем, кто планировал «весной» |
Чего нельзя делать с базой
- Рассылать предложения без согласия человека: это нарушение закона о персональных данных и о рекламе.
- Переносить базу в личный телефон сотрудника: уходит он — уходит база.
- Собирать в карточке больше, чем нужно для работы: паспортные данные для установки окон не требуются.
Чего это не заменяет
Это база клиентов и объектов, а не расчёт конструкций, не склад и не бухгалтерия. Счёт по сделке и документ по шаблону есть, обмена с 1С и кассой нет.
1 490 ₽ в месяц с первым пользователем, 390 ₽ за каждого следующего, 14 дней бесплатно. Про поток заявок и две воронки — в CRM для оконной компании.
Частые вопросы
Ограничения по числу сделок в тарифе нет — плата идёт за пользователей.
Адрес заводится отдельным полем сделки — по нему и ищется, вместе со всей перепиской.
Заводится обычная сделка с пометкой, что конструкция чужая: дальше это такой же клиент в базе.
Нет. Скан договора проще прикрепить к сделке в момент, когда клиент снова обратился.