Учёт клиентов косметолога: база, история визитов, повторные

База клиента есть у всех — вопрос, в каком она виде

Спросите администратора, где база постоянных клиентов, и услышите четыре разных ответа сразу: часть в системе записи, часть в переписках, часть в таблице, часть «я и так всех помню». Пока человек один и работает годами, это почти работает. Стоит уйти в отпуск, взять второго администратора или поменять телефон — и половина контекста исчезает.

Haivis не отменяет ни одну из этих строк — он делает так, что история переписки и карточка клиента лежат в одном месте, доступны обоим администраторам и не зависят от того, чей это телефон.

Что стоит держать в карточке

Не всё подряд, а то, что реально влияет на следующий разговор:

• как человека зовут и как к нему обращаться;
• откуда пришёл — какой канал, какое объявление, чья рекомендация;
• к какому мастеру ходит;
• какие процедуры делали и когда — фактом, без домыслов;
• дата, к которой врач рекомендовал вернуться;
• чувствительные моменты: болезненность, реакция, страхи, предпочтения по времени визита;
• чем закончилось прошлое обращение, если человек не дошёл.

Свободные поля в сделке настраиваются, поэтому набор можно собрать под свой кабинет, а не подгонять работу под чужой шаблон. Файлы — фото до и после, подписанные документы, скан согласия — хранятся в файлах проекта, а не в галерее личного телефона.

Откуда в косметологии берутся повторные визиты

Здесь возврат клиента — не редкая удача, а нормальный ритм работы, и он держится на трёх вещах.

Цикличность. Большинство процедур делаются не один раз: эффект держится ограниченное время, и врач сам называет интервал. Задача учёта простая — не потерять эту дату. В Haivis она становится задачей с дедлайном и исполнителем, а не строчкой в чьей-то голове.

Курс, который не закончили. Человек пришёл на первую процедуру из плана и пропал. Причина обычно бытовая: уехал, заболел, забыл. Если сделка висит на нужном этапе, администратор видит её в работе, а не находит случайно через полгода.

Соседняя зона. Клиент, который доверяет мастеру, чаще спрашивает про другие процедуры сам. Но спрашивает он в переписке — и если та переписка не привязана к его карточке, вопрос уходит в пустоту вместе с историей.

Никакой автоматической рассылки «мы соскучились» тут нет и не планируется: массовых рассылок в Haivis не существует. Возврат делается адресно, руками администратора или подсказкой ИИ-агента, и это, по-хорошему, единственный уместный формат в такой чувствительной теме.

Как перенести то, что уже есть

Таблицу переносят колонками: контакт, мастер, последние визиты, комментарий. Переписки подтягиваются из подключённых каналов вместе с историей диалога — то есть первый же разговор со старым клиентом открывается не с чистого листа. То, что живёт только в памяти администратора, придётся дописать руками, и это лучше сделать сразу, пока человек работает.

Как посчитать, сколько курсов не доведено

В косметологии процедуры идут курсами. Главная утечка — клиент, прервавший курс на середине: он не отказался, просто никто не напомнил.

Поводы написать первым

Чего нельзя делать с базой

• Писать в сообщениях диагнозы и подробности процедур — это медицинские данные.
• Рассылать рекламу процедур без согласия.
• Открывать переписку всей команде.

Чего этот учёт не заменяет

Он не ведёт расписание и не бронирует время — для этого остаётся ваша система записи. Он не хранит медицинскую документацию и не является медицинской информационной системой. Он не считает деньги за кассу и не ведёт бухгалтерию. Он не выгружает объявления на площадки.

Что он делает: держит в одном месте всех, кто когда-либо написал, и не даёт им бесшумно исчезнуть.

Смежное: как устроены этапы и поля сделки, ИИ-агент в переписке, подключение каналов связи.